中科东策档案管理系统解决方案
中科东策软件为您提供专业的档案管理系统整套解决方案,产品请咨询:400-886-7276
本方案主要针对政府、学校、大型企业、事业单位对档案有标准化管理需求的用户适用。
一、中科东策档案管理系统解决方案
1、开发背景
档案资料是任何一个企事业单位的知识财富和智力资源。传统的管理方式上,档案都是采用纸张资料保存档案,档案数量非常巨大,归整复杂,人工查询速度慢,无法产生应有的效益,工作效率低下,并且由于大部分档案信息在保存期间受制于档案保存环境及人员流动和档案利用者的重复调用影响,有可能造成原件的受损或破坏、档案丢失等,无法完整、长期的保存,为档案的复查以及重复利用带来极大的困难。
随着现代信息技术的发展,为档案资料的保管与利用提供了科学、有效的手段和工具——“中科东策档案管理系统”。该系统是专为各行业的企事业单位提供档案电子管理的产品,是对现有手工管理的有效的补充,该系统能够把信息档案清晰而完整的保存在数据库中,不仅省时省力,而且操作方便、安全性高。
2、软件概述
随着档案的现代化管理、数字化应用建设重要性的不断提升,许多单位,尤其是专业的档案管理单位面对大量的文书、图片、照片、视音频等资料的档案管理,都显得无所适从。传统的档案管理系统大多都只是侧重在于文书档案、电子公文档案的计算机辅助管理,对图片、照片、视音频以及办公过程中需要归档的公文等其他形式的数字化档案管理相对较弱,并且对档案的借阅利用审计没有提供完善的解决方案。拥有数字档案管理的优势,同时结合传统的档案管理业务,构造了一个不但能同时管理数字化档案和传统档案而且能够对档案的利用进行审核管理的平台,这就是档案管理系统。
3、设计理念
中科东策档案管理软件整体设计理念贯穿档案“收集-利用”两个基本点的建设。
“收集”顺应数字化建设要求,实际应用中,各级单位部门重要工作内容就是日常的收文、办文和发文。办公自动化系统等各个业务系统建设主要实现文件管理运作,提高行政管理水平和业务管理能力,面向针对文件创建和文件处理过程。档案管理在一定程度上是文件处理环节的延续,对归档的文件进行进一步管理,其在有价值公文的长期保管,价值挖掘,信息开发方面发挥着重要作用,在数字化建设中不容忽视。尤其是新时期电子文件的大量形成,要求档案同样能够管理电子文件,并形成电子档案。因此纸质文档扫描件、各个业务系统归档的电子文档共同构成档案信息资源的整体。
“利用”将档案管理的价值提升到信息共享与信息服务高度。系统通过对档案信息的挖掘,提升信息利用价值,使其成为单位业务公开、信息服务的工具,服务内外部用户,更好的为单位建设提供信息资源。
中科东策档案管理系统是立档单位集成现代信息技术及数字处理技术,通过网络化的档案信息系统收集、管理、利用数字化档案信息资源,建立档案目录数据库和全文数据库,并以网络为媒介提供利用服务的平台。
中科东策档案管理系统包括符合国家档案局关于《档案管理软件功能要求暂行规定》及《归档文件整理规则》的档案管理系统等。贯穿文档一体化管理理念,可以管理从纸制文件原件扫描、全文录入、电子文件自动归档处理、目录管理、检索、发布利用的全部环节。通过扫描加工软件和电子文件归档采集系统完成数字化档案创建过程,通过鉴定组卷模块、档案管理模块完成归档文件整理及提供档案利用服务的全部过程。
1、系统优势
l 系统采用新的开发平台开发,数据库支持sql server、oracle等常见数据库
l 支持国家档案局颁布的各项业务、技术和管理标准
l 丰富的权限管理,支持流程化管理
l 支持存储管理文书档案、音像档案、科技档案、照片、会计、实物档案等多种类型档案
l 平台化产品设计,模块化组件,丰富的二次开发接口易于系统灵活扩展
l 跨库检索和便捷的全文检索方式
l 遵循XML数据交换规范和开放的元数据体系,易于系统扩展
l 采用业界好的内容管理技术、知识管理技术、全文检索技术,构建功能强大可灵活定制的各类档案信息管理平台
l 系统采用B/S架构,维护简单使用方便
l 提供Websevices标准接口,可用于其他系统(如OA系统)数据的实时归档
2、产品特点
l 强大的查询功能。
l 多种格式附件上传功能。
l 完全的键盘控制以保证快速录入文件信息。
l 支持多种交换格式。
l 多种数据备份和恢复手段。
l 多粒度的安全机制、保证对不同部分、不同管理阶层开放不同的档案。
l 直观的报表及打印、统计功能。
三、详细功能描述及产品市场定位
1、资料、档案录入
l 1.1划分资料录入模块、档案录入模块,按账号设置的权限录入;
l 1.2自定义设置案卷/文件信息录入模板,实现一个单位有多个资料、档案类别时,不同资料、档案类别使用不同案卷/文件录入模板。
l 1.3可创建多层级的资料/档案类别;
l 1.4单条案卷目录/文件录入有重复时,提示文件已归档无法保存,必须把原文件删除后才可上传;
l 1.5信息栏可智能记忆上一条案卷/文件的信息内容;
l 1.6已编制档号的档案案卷/文件目录支持批量(EXCEL目录)导入、已编制档号的档案电子内容(图片、音频、视频)支持批量导入;
l 1.7录入的电子内容格式支持特定格式,限定大小;
l 1.8文件可自动转换成特定压缩格式;
2、资料、档案归档
l 2.1在系统内实现资料/档案归档移交申请、审批手续;
l 2.2可灵活选择需归档的资料/档案:类别、数量(单份、多份、批量);
l 2.3审批同意后选择“归档”的资料档识“已归档”;
l 2.4通过辅助组卷等整理操作后,“已归档”资料/档案自动从“资料”模块移动到“档案”模块;
l 2.5上传时自动生成资料编号,归档时自动生成档号,档案管理员可以手工修改;
l 2.6已录入确定归档的关键信息不得随意修改,如“移交人”、“接收人”、“旧档号”历史记录;
3、档案整理
l 自定义设置显示界面、显示数量;
l 案卷/文件的关键字段可灵活选择显示/隐藏;
l 对档案表进行合并、移动组卷,对档案代码、档案表名称、类别、档号进行校验;
l 支持档案案卷/文件目录批量(EXCEL目录)导入、导出;
l 支持档案电子内容(图片、音频、视频)批量导入、导出;
l 支持文件自动转换;
l 对档案实体分类号、案卷号进行辅助组卷;插入文件编号放在后面;
l 保留文件整理历史,并在数据表中添加“已整理”标签;
l 对选择的文件、类目、检索结果、表内所有文件进行单项/批量数据修改、替换、保存;
l 实体分类号可灵活编辑,更改;
l 档案目录中增加历史编号信息;
l 回收站内容可选择还原、彻底删除。
3.1用户对象定位
l 本产品适用于各行业的企事业单位档案部门和各级管理部门的使用。
3.2技术定位
l 本产品采用目前先进的软件开发体系结构、计算机语言和中间件技术体系进行研发。接驳现有管理系统,系统具有扩展性好、稳定性强、支持跨平台等特点。
3.3功能定位
l 本产品在确保安全的前提下为企事业单位提供一套完善的档案管理系统,该系统与现有管理系统相接驳,获得相应的数据支持。系统提供多种备份手段和查询功能,满足档案电子化管理和管理部门的多粒度的查询功能。
四、软件体系架构以及查询利用
1、 系统拓扑结构
档案管理系统囊括了相关职能部门向档案馆归档及档案管理、档案利用的全过程,如下图数字化档案馆系统结构图。
其应用目标是将日常数字化办公流程中的数字档案与传统介质形成的物理档案的数字化文档进行统一的管理利用。
2.1 软件体系架构
《档案管理系统》涉及到计算机通讯技术、网络安全技术、网络数据库技术等诸多先进技术,软件的体系结构如下:
l 表现层:表现层采用IE浏览器,客户端不用安装任何软件和插件,充分保障了瘦客户机机制,减少了客户端系统的维护工作量,功能如下:
v 业务处理界面的展示
v 数据及交易请求传送给业务处理层。
v 接收业务处理层返回的结果数据。
v 展示处理结果。
l 业务处理层:业务处理层部署为应用服务器,采用先进的计算机软件开发技术,本层的技术功能如下:
v 接收表现层收集的数据和交易请求。
v 处理有关业务数据和控制请求。
v 完成有关查询、统计分析功能。
v 完成有关预警的处理功能。
v 完成与中间数据交换功能
l 业务支撑中间件:采用先进的计算机软件技术开发,具有分布式、高稳定的特点,本层的功能如下:
v 与管理系统数据接驳功能。
v 数据备份与恢复功能。
l 数据库与网络通讯层:该层主要完成以下功能:
v Ø存放业务数据,档案数据,管理信息等数据
v Ø形成查询、统计分析报表的有关表和视图
v Ø在数据库存后台存储过程中完成部分业务处理和事务处理。
v Ø完成数据库端、数据传输中的网络安全功能。
3、档案利用
l 查询:
v 支持单个/多个档案表内、所有档案表综合查询、综合查询的查询字段可以自定义;
v 支持模糊查询、关键字查询;
l 浏览:
v 实现目录、电子内容分别浏览功能,且浏览时无打印、下载、修改功能,浏览时文件转换成swf格式类似于百度文库的效果,防止未授权下载;
v 浏览电子内容时默认打开浏览版本;
v 可添加水印,且可定制水印模版;
l 打印:
v 实现目录、电子内容分别打印功能,目录打印时可选择按类目、选定条目等选择打印;
v 电子内容打印时包含浏览功能,但无下载、修改功能;
v 图片打印支持区域打印
l 下载:
v 实现电子内容单独下载功能,下载权限包含浏览、打印功能,无修改功能;
v 下载电子内容时提供浏览版本、源版本选择项;
v 下载至本机电脑的电子文件命名与系统文件命名相同;
l 借阅:
v 实现选择借阅档案目录、电子内容、版本、载体的浏览/打印/下载申请、审批、登记;
v 实现实物档案外借使用申请、审批、登记,登记只需提交一次“密码输入”操作;
v 同一份档案可支持多个用户在线借阅浏览;
l 续借、归还:
v 实现系统内续借审批及手续办理/归还手续便捷操作;
v 借阅到期自动提醒功能(提醒对象:档案员及借阅人);
五、中科东策档案管理系统主要功能
5.1案卷管理子系统
1.案卷的管理
包括案卷的新增、审查、修改、删除功能
2.文件的管理
包括文件的建立、修改、删除、文件内容的录入、案卷与文件的绑定等功能。
3.附件的管理
包括附件的上传、修改、删除、附件与文件的绑定等功能
4.案卷的导出管理
系统以XML文档格式作为标准的交换格式,但是也可以按照EXCEL、WORD、HTML、TXT导出成相应的数据文件,文件保存在用户指定的位置,包括服务器端和本地。
5.2 编目整理子系统
系统已经提供了符合档案管理的国家标准和行业标准的档案编目内容,但是用户也可以使用下列各种功能完成编目的管理工作。
1.编目导入
按照一定的格式将其他编目导入到系统中的功能
2.编目管理功能
具有类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、生成排列序号和备考表,重排序、打印输出等功能,
3.编目扩展功能
并能根据用户需要增设主题词或关键词、以及对分类号的自动标引功能。
5.3 检索查询子系统
1. 检索查询功能
具有系统内置检索项(题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等)和用户自定义检索项进行检索功能。
2. 查询结果管理功能
系统对查询结果提供多种格式显示、排序、转存、屏幕抓图、打印等功能。
3. 借阅功能
提供对当前档案的借阅功能,系统自动根据权限将本文档转到借阅管理中去。
1. 台账管理功能
系统包括本地/网上借阅登记、归还、续借等功能
2. 报警功能
当借阅到期时,系统提供自动提醒功能,包括管理员管理界界面上的需要催退名单和“看门狗”自动提示功能。系统可以自动以电子邮件或者短信(需要用户提供短信网关)方式提醒借阅者,提示内容和发送频次由系统管理员设定。
5.5 辅助管理子系统
1、档案的移交功能:
档案的来源多种多样,不同的档案管理机构之间可能存在档案的交换或转移,同一组织内部的多个档案管理机构之间也可能存在档案交换或转移,利用档案管理系统,可快速准确定位档案信息并确保档案信息的严谨性和完整性。
2、档案的校正功能:
档案归档后,档案信息是不允许轻易修改或变更的,但在档案管理的实际活动中,因种种原因,可能需要对档案的信息进行校正。利用档案管理系统,可以准确的校正档案资料,节省了时间,提升了效率。
3、档案的鉴定功能:
在档案的保管利用过程中,档案可能会发生损坏、遗失、过保存期限后调整保管期、密级调整或开放等各种情况,档案管理系统会自动对档案保管期进行校验,对接近或已过保管期限的档案,系统会自动提示相关业务人员。
v 在系统内实现鉴定申请、审批;
v 在系统内灵活选择需鉴定档案的类别、条目(单项、多项、批量);
v 可选择打印鉴定的档案目录;
v 保存鉴定结果;
4、档案的保存功能:
由于采用高端信息数据库技术作为强大支持,档案管理系统中的数据可以自动安全的保存,即使中间出现问题也可通过备份数据库还原出错前的档案信息,安全而且实用。
v 记录档案库房日常管理情况;
v 保管到期自动提前提醒功能(提醒对象:档案员,提醒类别:保管到期)
5、档案的销毁功能:
在档案的保存和利用过程中,因种种原因,有些档案需要销毁。档案的销毁更须经过严格的权限控制和在严格的审批流程下进行。
系统提供两种销毁方式:
(1)、彻底删除方式,执行这种销毁方式后,系统将该档案的记录从数据库中彻底删除。
(2)、正常销毁方式,执行这种销毁方式后,系统只是将该档案打上销毁标记,并未从数据库中物理删除该档案记录,但此后,该档案将无法被利用,如无法被查阅、下载、复印等。
v 在系统内实现销毁申请、审批;
v 拟销毁档案可选择撤消销毁操作;
v 打印、保存销毁清单
6、 系统功能管理
完成对系统权限、密码、档案划控、各种档案基本数据、保管期限变更、密级变更等操作的管理。
7、历史查询功能
系统对用户的任何操作记录在日志中,管理员或者授权人可以对日志进行操作,包括:分类查找、排序、导出、打印、统计分析等功能。
v 详细记录每个账号登录信息,含登录时间、查阅、浏览、打印、下载、录入、修改等保证每份档案文件的详细操作记录,并且可以按时间、用户账号、操作类型等查询导出。
8、数据备份与恢复功能。
系统提供数据库级别的数据备份和恢复功能,备份与恢复功能直接在界面上完成,无需进入到后台数据库中,系统提供数据刻录功能,直接将历史数据刻录到光盘中保存。
9、 丰富的权限管理
v 账号无设置数量限制;
v 可多个账号同时登录;
v 单个或多个账号权限可同时灵活设置、调整、继承(按权限组、归属部门、档案类别、档案密级、目录浏览、目录打印、目录修改、目录下载、电子内容浏览、电子内容打印、电子内容修改、电子内容下载等);
v 已锁定账号与使用中账号分开管理;
v 可导出系统权限列表;
10、流程化管理
v 系统管理员可以自定义归档的流程,流程支持多级,流程的节点可以自定义。包含:归档申请流程、档案借阅流程、档案鉴定流程、档案销毁流程、移交流程。
六 、安全保护技术
6.1 客户端安全设计
本系统采用国内先进的WEB系统身份认证技术,在客户端使用加密算法,服务器端认证系统对客户端发送口令验证,以认证用户身份。系统能保证同一时刻只有一个拥有正确口令的用户可以登录系统,在应用级提供安全保障,隔离非法用户。
6.2 服务器端安全设计
在计算机网络日益普及的今天,计算机安全不但要求防止计算机病毒,而且要提高系统抵抗黑客非法入侵的能力,还要提高对远程数据传输的保密性,避免在传输途中遭受非法窃取。为提供服务器的安全,主要从三个方面入手解决:
v 安全漏洞:尽量去除服务器软件及操作系统本身和配置方面的安全漏洞。
v 稳定性:服务器端的稳定性也是安全性的一个重要方面。因此要提高服务器的稳定性,做好数据备份。
v 安全级别:加强系统安全级别,限制非法用户入侵。
v 我们根据用户的实际情况从以下几个方面进行安全设计:防火墙设计,VPN设计,IDS(入侵检测)设计,身份验证设计,我们具体规纳如下:
使用防火墙对局域网与广域网进行隔离,局域网内部能够访问外部广域网。
v 在防火墙上设置访问规则,使整个网络更加安全和易于管理。
v 采用VPN技术,首先在联通办公网络系统与各个营业厅、服务站、代办点的广域网链路上构成加密通道,维护数据传输的安全性。
v 采用身份验证技术,对外网用户进行身份验证,使外部用户必须进行身份验证后,才能访问内部网络,对用户进行访问权限限制,同时对用户的访问路径进行记录,以便日后进行查询。
目前网络攻击层出不穷,有些攻击利用操作系统的漏洞,穿过防火墙攻击服务器,如红色代码病毒等,还有内部网络某些员工无意识的对内部服务器的攻击,这些都对网络安全造成了极大的危害,为了防范来自外部的防火墙不能限制的攻击,和来自内部的攻击,我们采用IDS(入侵检测系统)来维护系统的安全性。
采用了以上技术和产品的网络系统将是一个无可比拟的安全网络,是一个小型化的网络安全系统。
6.3 传输安全设计
基于Web的安全解决方案以SSL(SecureScoketsLayer)协议为安全协议基础。在内部网应用该协议时,使用该协议的基本技术和编程接口,加入我们自己开发的密码算法软件和硬件,结合内部网的安全服务器,实现对基于Web应用系统的安全防护。采用SSL协议实现浏览器数据的加密,使得在Web上开发的各类应用有一个统一的加密标准。
在WebServer上有相应的软件包实现SSL协议,并建立与CA中心的安全保密信道,实现证书的分发及密钥管理。在客户端通用浏览器提供的接口嵌入安全性软件,结合终端认证加密设备实现信息的加 密处理和实体鉴别、数字签名等功能
七、数据库数据安全
数据库是系统的核心,储存大量的核心数据及收费数据,因此必需维护数据库数据的安全,为了维护数据库数据安全以及应付异常情况或灾难,必需做好数据的备份与恢复。
7.1 系统的备份策略
Oracle数据库的备份方法很多,无论使用那种备份方法,备份的目的都是为了在出现故障后能够以尽可能小的时间和代价恢复系统。比如使用export实用程序导出数据库对象、使用Oracle备份数据库、使用Oracle对称复制、使用Oracle并行服务器、使用Oracle冷备份、使用Oracle热备份等各种备份方法都有其优缺点、适用的场合和相应的软硬件要求。本文主要就用export实用程序导出数据库对象、Oracle冷备份、Oracle热备份这三种基本的备份方法进行详细的探讨,分析各自的优缺点和适用的场合,并给出自动执行这些备份方案的脚本文件。
冷备份 冷备份是Oracle简单的一种备份;执行冷备份前必须关闭数据库;然后使用操作系统实用工具或者第三方工具备份所有相关的数据库文件。 能简单快速地备份。能简单快速地恢复。执行简单。 必须关闭数据库。
不能进行点恢复。
热备份 热备份是当数据库正在运行时进行数据备份的过程。执行热备份的前提是:数据库运行在可归档日志模式。适用于24X7不间断运行的关键应用系统。 备份时数据库可以是打开的。热备份可以用来进行点恢复。初始化参数文件、归档日志在数据库正常运行时是关闭的,可用操作系统命令拷贝。 执行过程复杂。由于数据库不间断运行,测试比较困难。不能用操作系统实用工具拷贝打开的文件。必须使用Oracle提供的copy工具来拷贝打开的文件。热备份可能造成CPU、I/O过载,应在数据库不太忙时进行。
Export导出数据库对象 冷备份和热备份都备份物理数据库文件,因而被称为物理备份。而export备份的是数据库对象,因此被称为逻辑备份。 能执行对象或者行恢复。备份和恢复速度更快。能够跨操作系统平台迁移数据库。数据库可一直运行。 export并不是冷备份和热备份的替代工具。冷、热备份可保护介质失效。export备份可保护用户或应用错误。
7.2 系统的恢复策略
企业对信息系统的依赖性越来越高,数据库作为信息系统的核心担当着重要的角色。尤其在一些对数据可靠性要求很高的行业如银行、证券、电信等,如果发生意外停机或数据丢失其损失会十分惨重。为此数据库管理员应针对具体的业务要求制定详细的数据库备份与灾难恢复策略,并通过模拟故障对每种可能的情况进行严格测试,只有这样才能维护数据的高可用性。数据库的备份是一个长期的过程,而恢复只在发生事故后进行,恢复可以看作是备份的逆过程,恢复的程度的好坏很大程度上依赖于备份的情况。数据库的恢复可分为两大类:完全恢复;不完全恢复;
完全恢复指将数据库恢复到发生故障的时间点,不丢失任何数据。不完全恢复指将数据库恢复到发生故障前的某一个时间点,此时间点以后的所有改动将会丢失。如果没有特殊需求,我们建议应尽量使用完全恢复。
八 、运行环境
8.1 服务器环境要求
Ø硬件: CPU至强系列, 2G RAM 以上, 硬盘空间至少9G SCSI HD以上,网卡
Ø软件: OS: WINDOWS 2003 SERVER
ØWEB SERVER: JDK1.⑤+TOMCAT
ØWEB SERVER配置SSL加密通道
8.2客户端环境要求
(1)设备要求
PC机或品牌机 CPU PentiumIV系列 Pentium双核系列
硬盘 无要求 预留1G
显示器 分辨率:1024*768;
颜色设置:增强色(16 位) 分辨率:1024*768;
推荐采用:真彩色(24 位)
内存 512M 1G以上
其他 无 可用的USB端口
(2) 支持软件
u操作系统:能稳定运行Windows2000、Windows 2003、Windows XP Home、WindowsXP Professional
u浏览器: IE6.0以上版本
九、适用行业
政府部门 扫描并管理政府档案、人事档案、公文、会议记录、审批文件等。
制造业 扫描并管理生产过程中的各种生产工单、定货单、供应商资料、ISO档案等。
物流业 扫描并管理客户签收的快递单、代收货款收据、报关单据、客户资料等。
金融服务业 扫描并管理大量的业务凭证、业务记录、信贷资料、客户详细资料等。
学校 扫描并管理学校教师、学生信息及学校平时各种档案、公文等。
医院 扫描并管理医院病人信息、药房信息等各部门档案、资料等。
十、联系方式
咨询电话:400-886-7276 010-51297276